CÓMO UTILIZAR BIEN EL CORREO

  • No utilices el correo electrónico para comunicar cosas urgentes. El teléfono o, si nos encontramos en el mismo edificio, la conversación en persona son canales mucho más eficientes para eso.

  • Redacta tus mensajes con concisión y claridad. El texto debe dejar claro, desde el principio, lo que comunicas y/o solicitas.

  • No pongas en copia de forma indiscriminada a personas para las que el contenido de ese correo carece de relevancia.

  • El ASUNTO del correo electrónico debe ser un buen resumen de su contenido. Redáctalo de forma que facilite al destinatario la lectura, clasificación y posterior recuperación de tu correo.

  • Del mismo modo, incluye en el ASUNTO pistas que informen al receptor sobre la urgencia de tu comunicación. Por ejemplo: “FYI” (para tu información), “SÓLO LECTURA”, “URGENTE”…

  • No es obligatorio responder a todos los correos que recibes. Las respuestas del tipo ”gracias”, “OK” o “leído” son innecesarias.

  • Si debes tratar muchos temas, utiliza distintos correos (hilos), con diferentes destinatarios y distintos “asuntos”. Cada hilo debe recibir respuestas relativas sólo a su asunto. Si cambias de tema, cambia de hilo.

  • Un grupo de correo no es un espacio adecuado para la toma de decisiones ni un sustituto eficaz de las reuniones personales. Tampoco debe ser utilizado como un medio de prueba o un justificante de actividad. En todo caso, es una herramienta para mejorar nuestra coordinación.

RESUMEN: Escribe tus correos tal y como te gustaría recibirlos. Sólo si es imprescindible, dirigido a las personas que realmente lo necesitan, con un asunto que informe inmediatamente de su contenido y redactado con claridad y concisión.

ESA ES LA VERDADERA CORTESÍA.

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COMO GESTIONAR LAS REUNIONES 

  • La persona responsable de una reunión (en adelante, PR) es quien la convoca.

  • La PR debe planificar y convocar la reunión con suficiente antelación. Ello incluye seleccionar a los participantes a la misma, determinar su duración y confeccionar la agenda (tema o temas a tratar) Y si es necesario reservar sala.

  • La convocatoria a la reunión debe incluir (además de la fecha, hora y lugar) la agenda de la misma y, si es necesario, aquellos documentos que deben ser conocidos por los asistentes para preparar su intervención.

  • La PR debe asegurarse de tener listo el espacio en el caso de ser física y los materiales necesarios (documentos, presentaciones, monitores, etc.) para evitar retrasos y distorsiones.

ANTES
  • La puntualidad es la primera norma de cualquier reunión. Todos los asistentes deben estar en la sala o team a la hora prevista. Asimismo, la PR se asegurará de que la reunión concluya a la hora indicada.

  • Es conveniente iniciar la reunión con un breve planteamiento del motivo y los temas que se tratarán durante la misma.

  • La PR dirigirá el proceso y velará por el correcto desarrollo de la reunión. Para ello:

    • Fomentará la intervención de todos los asistentes.

    • Evitará que los asistentes se salgan del orden del día.

    • Expondrá las conclusiones de cada uno de los temas tratados.

    • Se asegurará de que las intervenciones mantengan un tono constructivo y cordial.

  • La reunión debe concluir con un resumen de los temas tratados, las decisiones tomadas y las tareas que se deben realizar, indicando tanto los responsables como los plazos de las mismas (deadline).

DURANTE
DESPUÉS
  • La PR redactará y enviará a los asistentes un resumen de la reunión. En dicho resumen, resaltará las conclusiones más importantes y las acciones acordadas, indicando los responsables y el timeline de las mismas.

Marisa Rodríguez

Administrador
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